Hybride werken: Vallei en Veluwe stelt mens centraal
Waterschap Vallei en Veluwe greep de coronapandemie aan voor de ontwikkeling van Werkconcept 2027. Hybride werken wordt onderdeel van de bedrijfscultuur. ‘Terug naar kantoor werd terug naar de toekomst.’
Er is voor iedereen een stoel, maar er is niet meer voor iedereen tegelijk een ‘arbo-proof’ werkplek. Met alle teams gelijktijdig op dinsdagmorgen op kantoor vergaderen lukt ook niet meer. Waterschap Vallei en Veluwe ontwikkelde tijdens de coronapandemie een nieuwe visie op werken. Alle werkplekken zijn nu daarop ingericht.
Flinke boost
Het verplichte thuiswerken door Covid-19 gaf de ontwikkeling een flinke boost. ‘We dachten al langer na over nieuwe werkconcepten’, vertelt Mark Bos, afdelingshoofd Bedrijfsvoering, dienstverlening en informatiemanagement van Waterschap Vallei en Veluwe. Mark: ‘De laatste jaren groeide de organisatie; daarom hadden we een pand bijgekocht. Tegelijk zie je bij de jongere generatie lossere werkvormen. Als aantrekkelijke werkgever wil je daaraan tegemoetkomen. En op dat moment kwam de pandemie. Omdat we ervaring hadden met Het Nieuwe Werken, en medewerkers over mobiele apparatuur beschikten, konden we heel snel omschakelen.’
Voordelen
‘Het was het moment om door te pakken’, zegt Ramona van der Haar, trajectleider Werkplaats 2027. Ramona: ‘We hadden snel door dat dingen in een stroomversnelling raakten. We wilden het moment aangrijpen om naar de toekomst te kijken, omdat we de voordelen zagen. Niet terug naar het oude, maar gas geven en een visie ontwikkelen.’ Mark: ‘In ons hoofdkantoor konden we voor onze 350 medewerkers ook de anderhalve meter niet garanderen. In een gesprek met de directie vielen alle beelden samen.’
Mens centraal
Om de verandering in beweging te zetten, ging Vallei en Veluwe mei 2020 met een extern bureau aan de slag volgens de principes van Design Thinking; een methodiek die de mens centraal stelt en problemen vanuit menselijke behoeften definieert. Ramona: ‘We hebben in digitale sessies meer dan 150 collega’s bevraagd op hun wensen en behoeften. Coördinatoren hebben vier sporen - ruimtes, middelen, cultuur en vaardigheden, en samenwerkingen – verder uitgewerkt, ook weer met mensen uit de organisatie. Op elk spoor is vanuit directie en management iemand aangehaakt om op belangrijke plekken ambassadeur te kunnen zijn.’
We gaan niet meer terug naar af, we bouwen aan de toekomst. Hybride werken wordt onderdeel van onze bedrijfscultuur.
Nieuwe visie
Na de zomer 2020 liet Vallei en Veluwe, inmiddels onder de titel werkconcept 2027, een brede enquête houden onder alle 600 medewerkers. Ramona: ‘We wilden zicht hebben op wensen en behoeften van mensen binnen een hybride werkconcept. Wat doe je liefst op kantoor? Wat doe je graag thuis?’ Mark: ‘We identificeren typen werksoorten. Hoe kun je mensen het best faciliteren, thuis of als zij naar kantoor komen?’
De methodiek van Design Thinking en de enquête vormden eind 2020 de basis voor de nieuwe visie. Ramona: ‘We gaan niet meer terug naar af, we bouwen aan de toekomst. Hybride werken wordt onderdeel van onze bedrijfscultuur. Je kunt de keus maken hoe, waar, wanneer en met wie je samenwerkt. En je stemt die keuze af met je leidinggevende en met je collega’s met wie je iets te doen hebt.’ Mark: ‘We gaan terug naar de toekomst.’
Acties
Vanuit de visie zijn inmiddels op elk spoor acties ondernomen. Mark: ‘Het hoofdkantoor is opnieuw ingericht, meer activiteitgericht. De oude kantoortuin en ‘vlekken’ zijn vervangen door werktypen plekken: overlegplekken, concentratieplekken.’ Met de ‘kantoor-expeditie’ ontdekten medewerkers waar zij terechtkunnen.
De middelen om hybride werken mogelijk te maken zijn er. Ramona: ‘Elke vergaderruimte heeft nu een groot scherm met hybride vergadermogelijkheden. Ook op de thuiswerkplek is gekeken naar de randvoorwaarden om op een goede manier hybride te kunnen werken.’
En er is aandacht voor de cultuur en vaardigheden; de menskant. Ramona: ‘We bieden onze medewerkers workshops, trainingen, webinars en informatie. Voor leidinggevenden is er een toolbox om goede teamafspraken te kunnen maken. Ook de handreiking Leidinggeven aan hybride teams van A&O fonds Waterschappen brengen we onder aandacht.’
Voor samenwerkingen introduceerde Vallei en Veluwe de reserveer app waarmee medewerkers een bureau kunnen reserveren en waarin zij kunnen zien of er collega’s op kantoor zijn.
Ik hoop vooral dat wij met dit concept een aantrekkelijke werkgever blijven
Aantrekkelijke werkgever
Inmiddels mogen we weer naar kantoor. Gebeurt dat ook? Ramona: ‘Mensen willen op kantoor ontmoeten. Dat was de wens. Maar mensen zijn nog wat gereserveerd. De aanwas komt voorzichtig.’ Mark: ‘Het pand is nog niet vol geweest. We leren nog met reserveren. Het pand is nu wel op anderhalve meter ingericht. Ik hoop vooral dat wij met dit concept een aantrekkelijke werkgever blijven. We kunnen zoals altijd niet iedereen 100 procent tevredenstellen. We kunnen wel meegroeien met toekomstige werknemersgeneraties.’
Voor meer informatie en contact
Ramona van der Haar | Trajectleider Werkplaats 2027 Waterschap Vallei en Veluwe
rvanderhaar@vallei-veluwe.nl
Juli 2022