Trainees Waterkracht ontwikkelen 100-dagen onboardingsprogramma
Trainees van Waterkracht ontwikkelden een 100-dagenprogramma om nieuwe waterschappers zich snel thuis te laten voelen in de organisatie. ‘Geef tijd, ruimte en aandacht.’
De eerste dag van Anne Vonk (27) bij Waterschap Rijn en IJssel voelde als een ‘warm welkom’. Ook Dominique Jamin (24) kijkt terug op een ‘positieve ervaring’, zegt ze over haar entree bij Waterschap Drents Overijsselse Delta. ‘Er was iemand om mij te ontvangen en ik kreeg gelijk een laptop en telefoon.’ Claire Woerdenbach (32): ‘Alle waterschappen zijn er wel mee bezig. De basis is goed.’
Opdracht
De drie jonge waterschappers schreven met zeven andere trainees ‘een gestandaardiseerd Waterkracht onboardingsprogramma dat je thuis laat voelen’. Het programma is het resultaat van een collectieve opdracht vanuit de Waterkracht Academie; het trainee-traject van vijf oostelijke waterschappen. ‘Onboarding kon naar ons idee nog beter’, zegt Peter Metz, HR-adviseur bij Rijn en IJssel en coördinator van het traineeship. ‘Diepgaander en meer doordacht. Nieuwe medewerkers haken nu soms na enkele maanden alsnog af. Die dip willen wij voorkomen.’
Onboarding kon naar ons idee nog beter, diepgaander en meer doordacht
Behoeften
De tien trainees inventariseerden in een ontwerpend onderzoek behoeften van nieuwe medewerkers en van HR en leidinggevenden binnen de organisaties. Naast een literatuuronderzoek vulden 193 ‘nieuwkomers’ een enquête in. De trainees interviewden verder 7 HR-medewerkers en 15 teamleiders. Op basis daarvan ontwikkelden zij een programma voor de eerste 100 dagen binnen het waterschap.
Breder
Onboarding is iets anders dan inwerken, verduidelijken de trainees. Dominique: ‘Inwerken verschilt per functie en is heel inhoudelijk. Onboarding is breder gericht op het goed laten landen van een medewerker in de organisatie; het gaat erom dat iemand zich thuis voelt en binding krijgt met organisatie.’ Claire: ‘Daarin kan iedereen dezelfde lijn volgen.’
Onboarding is iets ander dan inwerken, het is breder en gericht op het goed laten landen van een medewerker in de organisatie
Kern
‘Cruciaal is dat een nieuwe medewerker direct spullen krijgt en samen met de teammanager de behoefte aan begeleiding afstemt’, benoemt Claire als noodzakelijke eerste stappen. Anne vult daarop aan: ‘Na die eerste acties moet er op langere termijn aandacht blijven voor de nieuwe medewerker in tussentijdse gesprekken. Hoe gaat het? Wat heb je nog nodig? Dat is de kern van succesvolle onboarding.’ Ze vergelijkt de organisaties met een rijdende trein. ‘Een medewerker mag niet op een perron achterblijven.’ Peter: ‘We willen juist voorkomen dat medewerkers overstappen op een andere trein, lees werkgever.’
Basisprogramma
Het 100-dagenprogramma bestaat uit een basisprogramma (‘must haves’) en optionele programmaonderdelen (‘could haves’). Het basisprogramma dekt de vijf C’s die volgens de literatuurstudie voorwaarden zijn voor een goede onboarding: conforme (afspraken), clarification (rol van de medewerker), cultuur, connectie (verbinding) en controlevraag (evalueren). Claire: ‘Het is belangrijk dat al deze elementen aandacht krijgen.’ Dominique: ‘Basisactiviteiten moeten terugkomen om de onboarding te laten slagen.’
Buddy
De basisactiviteiten lopen uiteen van een welkomstmail tot een evaluatiegesprek (KISS-gesprek) met de teamleider. Ook het afleggen van de eed of belofte hoort erbij. Anne: ‘Maak daar een memorabel moment van.’ Heel belangrijk is een buddy voor de nieuwe collega. Dominique: ‘Een vast aanspreekpunt is echt nodig.’ Anne: ‘Het is fijn als je met vragen altijd bij iemand terechtkunt.’
Een vast aanspreekpunt is echt nodig, het is fijn als je met vragen altijd bij iemand terechtkunt
Tijdpad
Niet alles hoeft tegelijk op de eerste dag; liever niet zelfs. Het onboardingsprogramma spreidt activiteiten over de tijd: pre-boarding, eerste dag, eerste week, eerste maand en 100 dagen. Ook biedt de toolbox activiteiten in verschillende vormen aan: als introductiedag, boekje, app, spelvorm, filmpjes, op kantoor en online. Op deze manier is het mogelijk om medewerkers een onboarding op maat aan te bieden, stellen de trainees. ‘Want behoeftes van nieuwe medewerker verschillen.’
Duidelijke structuur
Ook de organisaties hebben wensen. HR en leidinggevenden vinden het belangrijk dat nieuwe medewerkers de organisatie in de breedte leren kennen, geeft Dominique aan op basis van de interviews. Daarnaast is er binnen organisaties vooral behoefte aan een duidelijker structuur: wat is de verantwoordelijkheid van HR en wat is de verantwoordelijkheid van teamleiders, leidinggevenden? Een checklist zou hierbij kunnen helpen. Anne: ‘Leidinggevenden willen graag weten hoe en welke specifieke activiteit ze moeten doen.’
Eigen initiatief
Nieuwe medewerkers moeten vooral tijd, ruimte en aandacht krijgen om thuis te raken in de organisatie. Het 100-dagenprogramma geeft daartoe handvatten. Het helpt als de medewerker ook zelf initiatief neemt om op zoek te gaan in de organisatie en verbinding maakt, aldus de samenstellers van het programma.
Trots
De trainees geven als gemeenschappelijk advies om leidinggevenden te informeren over het onboardingsprogramma en hen daarin verder te begeleiden. Elk waterschap binnen Waterkracht kreeg daarnaast een advies voor de eigen organisatie. Peter: ‘Door de samenwerking vanuit de verschillende waterschappen konden de trainees een schat aan informatie delen. Waterschappen kunnen hier echt hun voordeel mee doen. Een goede analyse vooraf, goede opdracht en goede groep zorgt ervoor dat dit niet in een la belandt.’ Anne namens alle tien trainees: ‘En daar zijn wij best trots op.’
Voor meer informatie en contact
Peter Metz | HR-adviseur Waterschap Rijn en IJssel
Het rapport van het ontwikkelde onboardingsprogramma is te downloaden via onderstaande link.
In de bijeenkomst van het platform arbeidsmarkt op 16 mei besteden we aandacht aan het programma en aan onboarding binnen de sector.
Naar programma en inschrijven bijeenkomst
Maart 2023