‘Klaar voor de toekomst’ in Delfland
Het Hoogheemraadschap van Delfland geeft medewerkers in eigen huis de A&O-workshop ‘Klaar voor de toekomst’. P&O-adviseur Christine Meinhardt: ‘Ik kreeg nog nooit zo’n complete workshop aangereikt.’
Digitale transformatie is voor waterschappen geen nieuw begrip meer. Alle organisaties hebben het onderwerp inmiddels op de agenda staan. Ook het Hoogheemraadschap van Delfland. Om de impact van de veranderingen te doorgronden, volgden bestuurders en management van Delfland onder andere de leerlijn Digitale Transformatie van het Waterschapshuis. Voor medewerkers vormt de workshop ‘Klaar voor de toekomst’ van A&O fonds Waterschappen daarop een mooie aanvulling, ontdekte Delfland.
Train-de-trainer
Christine Meinhardt, senior adviseur Personeel en Organisatie bij het Hoogheemraadschap van Delfland, las over de workshop van het A&O fonds. Zij raakte geïnteresseerd en meldde zich begin vorig jaar aan voor een train-de-trainerdag in Amersfoort. Christine: ‘Met collega’s uit verschillende waterschappen leer je in een dag hoe je zelf de workshop kunt geven; je leert over het onderliggende kwadrantmodel, middelen en materialen en de presentatie.’
'Ik kreeg nog nooit zo’n complete workshop aangereikt.’
Managementondersteuners
Christine bracht voor de afdeling Personeel, Organisatie en Calamiteiten de workshop ‘Klaar voor de toekomst’ in als onderdeel van de leerlijn Digitale Transformatie voor medewerkers. En dat smaakte naar meer. Ook de leidinggevende van de afdeling Facilitaire Zaken en Ondersteuning toonde interesse. ‘Klaar voor de toekomst’ leek haar een waardevolle workshop voor managementondersteuners, vertelt collega senior adviseur P&O, Renée Huiting. ‘Door digitale ontwikkelingen verandert het werk van managementassistenten. De leidinggevende wilde haar medewerkers meenemen in die verandering en hen daarop voorbereiden'.
Compleet pakket
Christine en Renée deden samen de voorbereiding van de workshop aan de managementassistenten, in overleg met de leidinggevende en teamcoördinator. Zij maakten gebruik van de instrumenten die het A&O fonds daarvoor ontwikkelde. Christine: ‘Dat is echt een heel compleet pakket. Er ligt een handreiking met instructies, een presentatie, tips voor de inzet van instrumenten en zelfs een agenda over wat je vooraf met de leidinggevende kunt bespreken. Dat vond ik een heel prettige checklist. Ik kreeg nog nooit zo’n complete workshop aangereikt.’
Interactief
De workshop werd iets aangepast aan de doelgroep van managementassistenten. Renée: ‘Om aan te sluiten op de doelgroep hebben we wat filmpjes laten vervallen. Ook hebben we mentimeter gebruikt om het interactiever te maken; we wilden medewerkers ‘aanzetten’ en op een laagdrempelige manier erbij betrekken.’
Dat is goed geslaagd. Na een korte introductie van de leidinggevende namen workshopbegeleiders Christine en Renée de 20 managementondersteuners mee in toekomstige veranderingen. Voor begeleiding tijdens de groepsessies kregen zij hulp van Maartje van Benten (Hollands Noorderkwartier) en Jule Miessen (Rijnland) - waar ze heel erkentelijk voor zijn. Christine: ‘Iedereen deed en dacht actief mee. Medewerkers waren eerlijk over kansen die ze zagen, maar ook over wat ze niet snapten of moeilijk vonden. Er waren zelfs medewerkers die aangaven de veranderingen niet meer te kunnen bijbenen. Die openheid heb ik erg gewaardeerd.’
'Deelnemers zagen kansen'
Experimenteren
Volgens Renée verschilt de beleving rond digitale transformatie per medewerker. Renée: ‘Een aantal mensen is actiever met de vernieuwingen. Die zijn aan het experimenteren. Een deelnemer had al ChatGPT op haar telefoon. Dat maakte ook andere deelnemers nieuwsgierig naar de mogelijkheden. Vaak staan mensen terughoudend tegenover veranderingen omdat ze het spannend vinden, maar in de workshop was het eerder andersom. De deelnemers zagen kansen.’
Besef van urgentie
Volgens Christine is ‘Klaar voor de toekomst’ een goede teamworkshop. Christine: ‘De workshop zet kort de context neer: waarom hebben het vandaag hierover? Het creëert een besef van urgentie over grootsheid van veranderingen en zoomt tegelijkertijd in op taken. Als mensen over functies moeten praten, wordt het al snel ingewikkeld, maar iedereen kan nadenken over hoe digitalisering taken kan veranderen. Het is daarom wel handig als deelnemers overeenkomstige taken hebben.’
De deelnemers gaven na de workshop aan dat er meer gaat veranderen dan zij dachten. Christine: ‘De workshop geeft mensen inzicht in veranderingen. Sommigen merkten op dat er eigenlijk al van alles gebeurt, anderen wisten niet dat Delfland er al zo mee bezig was.’
Tijdig aanhaken
Tegelijk ligt er volgens Christine en Renée een uitdaging voor de organisatie om dit op langere termijn handen en voeten te geven. Eén van de deelnemers gaf aan meer en sneller te willen dan haar manager, maar het is doorgaans niet de aard van de doelgroep om voor de troepen uit te lopen, stelt Renée. ‘Aan de andere kant ziet de organisatie niet altijd dat de managementassistent een functie is om rekening mee te houden. Managementondersteuners worden vaak pas later meegenomen in veranderingen, terwijl ze wel met nieuwe systemen moeten werken. Het is van belang om ervoor te zorgen dat ze tijdig gezien worden en vanaf het begin aangehaakt zijn.’
'Je hebt wat te doen om ervoor te zorgen dat je klaar bent voor de toekomst.’
Borging
De workshop sloot af met de vragen: wat ga je morgen anders doen en wat heb je nodig om dit vast te kunnen houden? Die vragen werden drie weken later beantwoord op een borgingsbijeenkomst. Christine: ‘Mensen worden zich bewust dat de wereld verandert en je met je eigen ontwikkeling aan de slag moet.’ Renée: ‘Je hebt wat te doen om ervoor te zorgen dat je klaar bent voor de toekomst.’
De precieze uitwerking van de opbrengsten moet volgens Christine en Renée nog vorm krijgen. Ondertussen groeit binnen Delfland wel de belangstelling voor ‘Klaar voor de toekomst’. Renée: ‘Ook de afdeling inkoop heeft zich al gemeld en wil graag met de workshop aan de slag.’